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档案管理

河南科技大学学生档案管理暂行规定

2016年10月24日 19:24 学生工作部 点击:[]

河南科技大学学生档案管理暂行规定

河科大(2010)21号

学生档案是学生在校学习期间所形成的具有保存价值的原始记录,是学生个人经历、成长历程的真实记载,确保学生档案材料完整、妥善保管、利用充分、安全转递,特制定本规定。 

一、学生档案归档材料的内容

新生入学后,招生就业处应及时将新生档案材料转至各学院,各学院指定专人负责接管,学生档案移交应建立完善的交接手续。凡未报到的新生档案,由学院退回招生就业处统一保管,或按有关规定退回该生入校前所在市、县招办或原单位。学生未完成学业而中途离校的,在其办理完离校手续后,可办理档案的转递工作。

在校生的档案材料要及时归档。归档材料包括:

1.高考材料(报名表、体检表、政审表、高考成绩单、中学学籍、奖惩材料等);

2.在校期间学生的奖惩材料:接受校级(包括校级)以上表彰、奖励登记表及各种纪律处分决定;

3.学生的党、团组织材料(入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等);

4.学年鉴定表;

5.毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、就业报到证通知单(副联);

6.学生学籍异动材料、学生助学贷款材料;

7.其它有保存价值的材料。

二、学生档案的管理

在校学生档案实行学院负责管理制。

1.各学院应根据实际情况,建立学生档案管理制度,要指定专人负责管理

2.各学院对接收的学生档案要及时整理,应按年级、专业、学号顺序排列、分类管理,专柜存放;

3. 各学院负责学生档案材料的收集、归档等工作。档案材料应真实、完整、齐全、文字清晰,不得涂改;

4.各学院严格执行保密制度,防止档案的损毁、丢失和泄密,注意防火、防水、防鼠、防虫、防盗,确保学生档案的安全。

三、学生档案的查阅

1.因工作需要,学生档案只限各级负责学生工作的政工干部和辅导员查阅,原则上不外借;

2.若政审需要查阅学生档案者,须持查阅单位介绍信;

3.特殊情况下查阅学生档案,必须履行登记和批准手续。须持查阅单位证明并经所在学院主管学生工作的书记或副书记签字同意后方可查阅;

4.学生不得查阅或借阅本人及他人档案;

5.查阅学生档案时,应严格办理材料清点手续,任何人对档案材料不得擅自处理,未经批准不得复制,保证档案的齐全完整,如有丢失由查阅人负责;

6.无论何种原因查阅学生档案,均需档案管理负责人在场,不少于两人且在档案室内进行查阅。

四、学生档案寄发

1.学生毕业前,有关学院应按本规定要求及时做好材料归档工作,主管学生工作的书记或副书记要进行认真审查,确保材料齐全。

2.凡没有找到就业单位的毕业生或因其他原因不能寄送的毕业生档案,各学院要登记造册,注明原因,申请留校的档案由学生处办公室保管、寄发,其它毕业生档案一次性移交招生就业处,由其组织寄送。

3.学生档案转寄应通过机要局寄发或遵照有关规定执行。

4.学生档案一经寄发,凡未及时入档的资料,均由其负责单位转寄,若出现问题要追究该单位的责任

5.学生档案一般不准本人自带。但因特殊情况且有对方单位人事部门出具证明,方可将档案密封后由学生自带。档案自带过程中发生问题的,由学生本人承担责任。

五、附则

1.对自费出国留学不办理档案关系的同学,从离校第二个月起按规定每月收取档案管理费5元(豫政〔2008〕52号《河南省人民政府关于公开取消停止征收和调整有关收费项目的通知》)。

2.毕业生在规定期限内未落实就业单位的,择业期满后学校按有关规定将档案转回生源所在地人事部门。

3.本规定自发文之日起执行。原《河南科技大学学生档案管理暂行规定》(河科大学[2003]16号)同时废止。此前有关规定与本规定不符,以本规定为准。

4.本规定解释权归学生处。        

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